Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto con el fin de cumplir con los requerimientos del mismo. Adicionalmente, se puede definir como un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o servicio único. TEMPORAL porque hay un inicio y un fin definidos, y ÚNICO porque se debe contar con un producto o servicio con características diferenciales de valor.
Beneficios de la Gestión de Proyectos
- Asegura que el trabajo se realice en el tiempo acordado, que los presupuestos concuerden con lo real y que las especificaciones del proyecto se cumplan.
- Para tomar decisiones acertadas.
Retos del Gerente de Proyectos
Evitar, anticipar o superar diferentes circunstancias dificiles con el fin de terminar el alcance del proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con plena satisfacción del cliente.
Condiciones de Exito
Una buena comunicación y planeación puede ayudarnos a evitar problemas, reducir al máximo el impacto negativo de estos en el logro del objetivo del proyecto.
Problemas por no planificar
Excederse en el presupuesto, incumplir las fechas de terminación y satisfacer de manera parcial los requisitos y expectativas del cliente en su solicitud de propuesta (SDP).
Lineamientos
Lineamientos
- Realizar la DDT (descripción del trabajo) determniando el alcance del proyecto, resumen de tareas que el cliente espera que se hagan.
- Realizar SDP (solicitud de propuesta) donde se expresan las especificaciones, atributos y beneficios del proyecto. Tamaño, impactos, cantidades, en general son los parametros físicos.
- Definir los productos o servicios tangibles que se planea proveer.
- Crear lista de recursos necesitados.
- Revisar las solicitudes y buscar aprobación de clientes.
- Definir y perfeccionar los contratos estipulando las condiciones de pago y un precio fijo por todo el trabajo que se propone realizar y las fechas de los entregables.
- Realizar el programa y definir entregables para el sano control y supervisión de las dimensiones del proyecto (calidad, alcance, tiempo y costo).
- Perfeccionar los costos generales y otras especificaciones del contenido de la propuesta para comparar y evaluar con otros proyectos.
¿Cuándo termina un proyecto?
El fin de un proyecto es alcanzado cuando los objetivos del proyecto han sido logrados, o cuando es confirmado que los objetivos del proyecto no pueden ser cumplidos o bien cuando la necesidad que dio origen al proyecto desaparece.
Los 22 principios básicos para la gestión en proyectos
- Siempre es importante cuantificar el problema para determinar si los beneficios esperados en el proyecto puesto en marcha son mayores que los costos o consecuencias de realizarlo.
- Siempre estimar el ahorro de implementar el proyecto. Se debe invertir en proyectos que proporcionen el mayor rendimiento sobre la inversión o beneficio (social o economico, según la realidad del proyecto), evaluando alternativas u oportunidades, realizando lista de supuestos fundamentando las oportunidades, reunir siempre datos y lecciones aprendidas y por último, evaluar oportunidades según supuestos.
- Nunca olvidar que la gestión de proyectos es el arte de crear valor en las organizaciones y saber que la cultura de proyectos se crea con el tiempo.
- Es muy importante encontrar la financiación adecuada que se ajuste a la capacidad o realidad del proyecto y sus sponsors.
- Hacer un buen uso de los anticipos y destinarlos a las actividades programadas para el sano control de los recursos.
- No establecer plazos audaces o expectativas irreales o demasiado optimistas solo para quedar bien y ganar indulgencias y competitividad.
- Entender y hacer comprender que los proyectos tiene imprevistos y no siempre se cumplirá con lo presupuestado.
- La estructura jerárquica tradicional solo perjudica, es mejor trabajar bajo estructura horizontal.
- Hay que prestar constantemente atención a las variables mas criticas del mercado para realizar control de cambios de la manera más oportuna. Hacer DOFA dinámico, no solo estático.
- Hay que escoger y diferenciar los atributos y beneficios más significativos para el cliente y generarle valor.
- Saber que lo que puede servir para un cliente no necesariamente puede servir para el próximo. Es importante tener en cuenta que cada caso tiene algo de sui generis.
- La automatización y la actualización en sistemas es importante, pero jamás olvidar el factor humano.
- Siempre se debe procurar buscar soluciones eficientes, ya que los proyectos no dan espera.
- Debemos formalizar lo informal y rechazar la frase "en camino largo se arreglan las cosas"
- Hay que ser innovadores, pero jamas tratar de inventar la rueda.
- Es necesario escoger la herramienta más adecuada para cada situación, pero es necesario dejar que los subordinados escojan la suya.
- Las soluciones técnicas no siempre son las mejores a implementar. Nuevamente, no olvidar el factor humano.
- No se debe creer en todo lo que sale en internet. Hay que estar validando la información y sus fuentes.
- Procurar hacer simulaciones y desarrollar esa habilidad, pero sin gastarse todo el tiempo en eso. Hay que ser proactivos!
- Es importante entender que la previsión y realización no siempre salen como lo planeado. Hay que aplicar control de cambios.
- Es importante ser positivos, pero estar siempre polo a tierra.
- Hay que ir hasta el fin. Siempre hay que sacar el proyecto adelante!