El control de cambios es una actividad paralela al desarrollo del proyecto que responde a eventos que surgen del mismo, sea por requerimientos propios del usuario o por mejoras o correcciones detectadas por el mismo equipo del proyecto.
Se describe de manera independiente de las demás fases de la metodología pues puede ser aplicada indistintamente a proyectos en marcha o proyectos ya implementados, y porque es necesario resaltar su importancia y no relegarla como una actividad posterior al desarrollo, sino reconocerla como una actividad que debe estar definida, presente y es crítica desde el inicio del proyecto.
Esta actividad debe estar acordada con el cliente como una de las primeras tareas de la metodología. Dado que los proyectos son hechos de manera planeada, es necesario acordar con los clientes un nivel de tarifas de antemano para evitar conflictos entre partes.
A continuación se detallan los pasos relacionados con el Control de Cambios:
A continuación se detallan los pasos relacionados con el Control de Cambios:
Solicitud de Cambio
El cliente deberá solicitar formalmente el cambio indicando la siguiente información en un documento:- Solicitante / Cargo
- Fecha de solicitud
- Nivel de urgencia del cambio
- Importancia del cambio
- Descripción del cambio
Ante el descubrimiento de un error o anomalía, éste deberá ser reportado formalmente, describiendo la siguiente información en un documento:
- Reportante
- Fecha de Reporte
- Grado de importancia del proceso involucrado
- Circunstancias que condujeron al error
- Frecuencia del error
El Jefe del Proyecto registrará la solicitud y evaluará el grado de urgencia e importancia, de acuerdo a la realidad del proyecto en el instante de la solicitud y la disponibilidad de recursos, asignando una fecha para la evaluación de la solicitud. El resultante será un documento, el cual contendrá la siguiente información:
- Número de solicitud
- Solución alterna
- Nivel de urgencia
- Nivel de importancia
- Fecha de evaluación
- Técnico asignado
El Jefe del Proyecto deberá hacer una proyección sobre el impacto de implantar el cambio, para lo cual debe completar la información especificando lo siguiente:
- Esfuerzos de implantación requeridos
- Horarios para implementar los cambios (si el sistema está enproducción)
- Horarios de detenimiento del sistema (si está en producción)
- Fecha posible de inicio
- Fecha posible de término
- Alteraciones en el cronograma general del proyecto (si está endesarrollo)
El Gerente hará la evaluación económica y evaluará el impacto en el cronograma general, determinando el costo del cambio según los recursos y tiempos especificados.
Independientemente del costo a incurrirse, el Gerente evaluará la aplicación de un descuento parcial o total sobre la tarifa por el cambio a efectuarse, de acuerdo a la naturaleza del cambio y/o anomalía.
Cualquiera sea la decisión del gerente, deberá emitir una propuesta de cambio al cliente, indicando todos los pormenores al cliente, y determinará en caso de existir un error, no se cotizará económicamente el cambio, pero se comunicará al cliente la evaluación y el impacto del mismo, como sustento de los posibles cambios al cronograma y aplicativo. Esto dará lugar al documento propuesta de cambio que contendrá:
- Solicitud de Cambio o Corrección
- Análisis de Impacto
- Presupuesto de Implementación
- Propuesta
El documento anterior deberá ser firmado y aceptado formalmente por el Líder usuario, o quien tenga poder de decisión sobre los aspectos funcionales y económicos del proyecto. La aprobación deberá consignar:
- Fecha de Aprobación Funcional
- Nombre del aprobador funcional
- Firma del aprobador funcional
- Fecha de aprobación técnica
- Nombre del aprobador técnico
- Firma del aprobador técnico
El Jefe del Proyecto procederá con el documento de propuesta de cambio, a modificar el cronograma detallado de la fase vigente y el cronograma general del proyecto, remitiendo una copia al Gerente del Proyecto y otra copia al Líder usuario.